Déclaration de confidentialité de Solium

Chez Solium, la protection de votre vie privée et de vos informations personnelles, professionnelles et financières est notre priorité.

Date d’effet : le 24 mai 2018

Solium® Capital Inc. (conjointement désignée avec ses sociétés affiliées, « Solium ») s’applique à appliquer les normes définies par les organes de l’industrie en matière de respect de la confidentialité ainsi que les lois et règlementations en vigueur.

La présente déclaration de confidentialité couvre et décrit les modalités de collecte, d’utilisation, de communication et de traitement par Solium des données personnelles recueillies sur son site Web, www.solium.com et par le biais de son service Shareworks®.

TRUSTe Privacy Certification

Si vous avez des questions sur l’utilisation des données ou la confidentialité auxquelles nous n’avons pas répondu à votre satisfaction, contactez (gratuitement) notre prestataire indépendant de résolution des litiges établi aux États-Unis à l’adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Déclaration de confidentialité à l’attention des utilisateurs du site Web de Solium

La présente déclaration de confidentialité décrit les modalités d’utilisation par Solium des informations recueillies à votre sujet lors de vos visites sur son site Web. Si vous avez des questions sur la protection de votre vie privée, contactez-nous aux coordonnées ci-dessous.

Collecte d’informations et objet de cette collecte

Généralités

Nous [Solium] recueillons des données personnelles à votre sujet lorsque vous demandez des informations sur nos produits et services, téléchargez un document, lancez la démonstration d’un produit ou service ou demandez un devis pour un produit ou service. Les données personnelles que nous collectons dans ces circonstances comprennent votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale et votre numéro de téléphone.  Nous collectons ces informations aux seules fins de répondre à votre requête et de mener des activités de marketing et d’audit à cet égard. Nous tenons à souligner que cela ne s’applique pas aux produits ou services de tierces parties. La base juridique du traitement de ces données personnelles est l’intérêt légitime de Solium dans le marketing et la promotion de ses produits et services, lequel ne prévaut pas sur votre intérêt à protéger vos données.

Abonnements par courriel et échanges

Lorsque vous vous abonnez à un service de communication électronique de Solium, que vous nous envoyez un courriel ou nous demandez de répondre par courriel à votre requête déposée sur notre site Web www.solium.com, nous [Solium] enregistrons votre adresse électronique précise et tous les renseignements que vous indiquez dans votre envoi électronique (une « demande de renseignements »). Nous utilisons votre adresse courriel pour accuser réception de vos commentaires, répondre à vos demandes ou mener des activités d’audit, et nous enregistrons votre communication et notre réponse pour référence ultérieure. Nous ne communiquons pas votre adresse courriel à quiconque outre nos sociétés affiliées. Si vous vous abonnez pour recevoir régulièrement des informations sur Solium, vous pouvez vous désabonner de ce service à tout moment en suivant les instructions figurant dans la soumission courriel.  La base juridique de notre traitement de ces données personnelles est soit votre consentement à ce traitement dans le cadre de votre demande d’information, soit l’intérêt légitime de Solium dans le marketing et la promotion de ses produits et services, lequel ne prévaut pas sur votre intérêt à protéger vos données.

Participation à des enquêtes

Quand vous répondez aux questions d’une enquête, Solium est en droit d’utiliser vos réponses aux fins du traitement des résultats de l’enquête et de publier les résultats agrégés sur son site Web, dès lors qu’il est absolument impossible de vous identifier personnellement. Nous sommes en droit d’utiliser vos réponses pour améliorer notre site Web ou nos produits et services, et de vous contacter ensuite pour vous fournir des renseignements complémentaires sur nos produits ou services associés. Selon les questions, des données personnelles pourront ou non être collectées.  Dans le cas où des données personnelles sont collectées, la base juridique de notre traitement de ces données personnelles est l’intérêt légitime de Solium dans le marketing, l’amélioration et la promotion de ses produits et services, lequel ne prévaut pas sur votre intérêt à protéger vos données.

Témoignages

Outre les cautionnements, nous affichons les témoignages personnels de nos clients satisfaits sur notre site Web. Après avoir obtenu votre consentement explicite par écrit, nous pourrons publier votre témoignage avec votre nom, et cette publication constitue notre base juridique pour traiter ces données.

Partage d’informations

Nous divulguerons vos données personnelles à des tiers uniquement de la manière décrite dans la présente déclaration de confidentialité. Si vous ne souhaitez pas que nous partagions vos données personnelles avec ces sociétés, contactez-nous par courriel à l’adresse : privacy@solium.com.

Solium pourra divulguer des données personnelles :

  • À une autre entité du groupe de sociétés affiliées à Solium ;
  • Dans certains cas, Solium sera tenue de divulguer des données personnelles pour se conformer à des requêtes légitimes émises par les pouvoirs publics, y compris pour satisfaire des exigences de l’ordre de la sécurité nationale ou de l’application de la loi ;
  • Si la loi l’exige, pour se conformer à une assignation ou à une requête gouvernementale ou similaire sur le plan juridique ;
  • Quand Solium estime à juste titre que la divulgation est véritablement nécessaire pour protéger vos droits, protéger votre sécurité ou la sécurité d’autrui, enquêter sur des actes frauduleux ou répondre à une requête gouvernementale. Dès lors que nous divulguerons vos données en vertu de la présente disposition, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour garantir leur sécurité ;
  • À un successeur de Solium dans l’éventualité où il deviendrait propriétaire des activités de Solium, auquel cas vous serez informé(e) de ce changement si celui-ci se traduit par la moindre modification notable des modalités d’utilisation de vos données personnelles, et des choix qui s’offrent à vous concernant ladite modification ;
  • À tout autre tiers avec votre consentement préalable accordé à votre entière discrétion.

Transferts de données

Dans le cadre du partage d’informations avec les sociétés affiliées de Solium et des tierces parties, Solium pourra transférer des données personnelles vers un pays dans lequel la société affiliée ou la tierce partie est établie.  Les transferts de données personnelles des citoyens de l’Union européenne vers des sociétés affiliées ou des tierces parties établies hors du Canada s’effectueront conformément aux accords de transfert ultérieur conclus avec l’entité Solium en question ou conformément aux clauses contractuelles standard convenues avec la tierce partie en question. Notez que les transferts de données personnelles de citoyens de l’Union européenne vers le Canada sont conformes aux règles de la Commission européenne.

Conservation des données

Nous conserverons vos données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins de leur collecte par Solium, y compris aussi longtemps que nous estimons que nos bases juridiques justifient la poursuite de cette rétention.

Actualisation, restriction ou suppression des données personnelles

Solium vous fournira, sur demande, des informations pour savoir si elle détient des données personnelles à votre sujet et lesquelles. Vous pouvez obtenir ces informations par courriel à compliance@solium.com ou par courrier postal à l’adresse figurant ci-dessous. Au titre de vos demandes, vous êtes en droit de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos informations, et de demander la rectification ou la suppression de ces informations, si nécessaire. Vous pouvez également demander la restriction du traitement de vos données personnelles si des obligations légales empêchent Solium de détruire vos données personnelles. Vous êtes en droit d’objecter au traitement [de vos données personnelles] sur la base des intérêts légitimes de Solium. Nous [Solium] répondrons à vos demandes d’accès, de suppression ou de restriction du traitement de vos données personnelles dès que possible et dans tous les cas sous un (1) mois à compter de la réception de votre demande.

Retrait de consentement, objection et restriction de traitement

Si le traitement de vos données est soumis à votre consentement, vous êtes en droit de retirer votre consentement au traitement des données à tout moment, sans préjudice de la légalité du traitement de ces données autorisé avant le retrait de votre consentement.

Plaintes auprès des autorités européennes chargées de la protection des données

Les citoyens de l’Union européenne sont en droit de déposer une plainte auprès des autorités européennes chargées de la protection des données dans l’État membre où vos données sont traitées par Solium.

Cookies et autres outils de suivi

Quand vous visitez le site Web de Solium et visitez ou consultez des pages, ou téléchargez du contenu sur votre ordinateur, Solium utilise des cookies et d’autres outils de suivi pour déterminer les pages visitées, le contenu utilisé et les sites visités immédiatement avant d’accéder à son site Web. À moins que vous ayez effectué une demande de renseignements, ces informations ne sont pas associées à vous personnellement, mais plutôt combinées à d’autres informations pour surveiller la performance du site Web. Nous [Solium] enregistrerons ces statistiques afin de déterminer le type d’informations le plus utile à notre public et de faciliter la recherche de ces informations. Nos partenaires, sociétés affiliées, entreprises de suivi des données et prestataires de services utilisent les cookies pour faciliter votre navigation sur notre site Web. Cette utilisation n’est pas assujettie à notre déclaration de confidentialité. Nous n’avons pas accès à ces cookies et nous ne les contrôlons pas. Vous pouvez contrôler l’utilisation des cookies au niveau de votre navigateur, mais si vous choisissez de désactiver les cookies, votre utilisation de certaines fonctionnalités ou fonctions pourra être limitée sur notre site Web ou service.

Les pages de notre site Web contiennent des images électroniques appelées pixels invisibles (ou parfois images gifs à 1 pixel) utilisées avec les cookies pour rassembler des données statistiques globales et analyser l’utilisation de notre site Web. Ils sont parfois utilisés dans nos courriels pour nous signaler les courriels et liens ouverts par les destinataires. Cela nous permet d’évaluer l’efficacité de nos communications avec les clients et de nos campagnes marketing.

Fichiers analytiques et de connexion

Comme la plupart des sites Web, nous collectons certains renseignements automatiquement et nous les stockons dans des fichiers-journaux. Ces renseignements incluent les adresses IP, le type de navigateur, le fournisseur d’accès Internet, les pages de recommandation/sortie, le système d’exploitation, le tampon de date/heure et les données de flux de clics.

Nous utilisons ces données pour analyser les tendances, administrer le site, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site et collecter des données démographiques sur notre base d’utilisateurs de manière globale.

Nous associons ces données recueillies automatiquement aux renseignements personnels permettant de vous identifier. Ces fichiers-journaux sont utilisés à des fins de vérification de l’application Shareworks®.

Ciblage et reciblage comportemental à des fins publicitaires

Nous travaillons en partenariat avec un ou plusieurs réseaux publicitaires tiers pour afficher des publicités sur notre site ou gérer notre publicité sur d’autres sites pour répondre aux besoins commerciaux du groupe de sociétés de Solium. Notre réseau publicitaire partenaire utilise des cookies et des balises Web pour recueillir des renseignements qui ne permettent pas de vous identifier personnellement, mais qui concernent vos activités sur notre site Web et sur d’autres sites Web, afin de vous proposer des publicités ciblées. Notez que cela s’applique à toute personne qui consulte le site Web de Solium, quel que soit l’objet de la visite, car nous ne sommes pas en mesure de déterminer à l’avance l’objet de la visite. Cette pratique est utilisée par quasiment tous les sites Web à vocation commerciale ou à leur demande, afin d’optimiser la rentabilité du commerce électronique, et doit toujours être conforme à l’ensemble des lois et règlements en vigueur. Veuillez noter que lorsqu’une personne ouvre une session sur la plateforme Shareworks®, nous ne suivons pas ses activités sur Shareworks® à des fins publicitaires.

Si vous ne souhaitez pas que des renseignements personnels ne permettant pas de vous identifier soient recueillis à partir du site Web de Solium et utilisés afin de vous offrir des publicités ciblées, vous pouvez cliquer ici pour vous désabonner de ce service (si vous résidez dans un État membre de l’Union européenne, cliquez ici). Solium renoncera alors à collaborer ou à travailler avec des tiers pour vous envoyer des publicités. Cette procédure est une pratique commerciale standard pour gérer les préférences des particuliers sur Internet et est administrée par TRUSTe pour le compte de Solium. Veuillez noter que votre désabonnement ne vous empêchera pas de recevoir des annonces publicitaires envoyées et administrées par d’autres tiers sur Internet, comme les fournisseurs de moteurs de recherche ou d’autres organismes ayant accès à votre activité sur Internet. Nous tenons à préciser que la fonction de désabonnement proposée par Solium concerne uniquement votre interface avec Solium, et non le désabonnement en lien avec Internet ou les services publicitaires en général.

Stockage local

Les tiers partenaires qui fournissent certaines fonctions sur notre site Web ou qui affichent des annonces publicitaires en fonction de votre navigation sur le site utilisent également la technologie HTML5 pour recueillir des renseignements et les stocker. Certains navigateurs peuvent proposer leurs propres outils de gestion pour supprimer HTML5.

Confidentialité des transmissions

Les courriels envoyés par Internet ne sont généralement pas cryptés. Si nous [Solium] vous demandons de nous transmettre des informations confidentielles par Internet, nous veillerons à crypter cette transmission. Si vous souhaitez nous fournir des informations par voie électronique (courriel ou site Web) et souhaitez en garantir la confidentialité, veuillez nous contacter aux coordonnées figurant ci-dessous.

Mesures de sécurité

La sécurité de vos données personnelles est importante à nos yeux. Nous protégeons les données personnelles qui nous sont communiquées, pendant leur transmission et après leur réception, à l’aide de mesures de sécurité appropriées d’ordre administratif, physique et technique, et selon les normes en vigueur dans notre secteur d’activité. Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site comprend des liens vers d’autres sites Web dont les pratiques en matière de confidentialité peuvent être différentes de celles de Solium. Si vous soumettez des données personnelles à l’un de ces sites, le traitement de ces données sera régi par leurs politiques de confidentialité. Nous vous invitons à lire soigneusement la politique de confidentialité de tous les sites Web que vous visitez.

Widgets

Notre site Web comprend parfois des fonctions de médias sociaux, comme le bouton « J’aime » de Facebook ainsi que des widgets, comme le bouton « Partager » ou des miniprogrammes interactifs qui s’exécutent sur notre site (collectivement, des « fonctions »). Ces fonctions peuvent collecter votre adresse IP et la page que vous consultez sur notre site, et installer un cookie pour faciliter leur fonctionnement. Les fonctions sont hébergées par une tierce partie ou directement sur notre site. Votre utilisation de ces fonctions, le cas échéant, est assujettie à la politique de confidentialité de l’entreprise qui les met à votre disposition.

Avis de modifications de la déclaration de confidentialité

Nous pourrons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité pour répondre à des exigences légales ou pour atténuer certains risques propres à notre secteur d’activités ou les normes en vigueur dans notre secteur, sur préavis raisonnable à votre attention. Sans préjudice de nos autres obligations envers vous, le cas échéant, nous vous aviserons de toute modification à la présente déclaration de confidentialité avant son entrée en vigueur, par l’affichage d’un avis sur notre site Web.

Coordonnées

Vous pouvez nous contacter par courrier ou par courriel aux coordonnées suivantes :
Solium Capital, Inc.

Attn : Compliance

Suite 1500 – 600 3rd Ave SW
Calgary, Alberta T2P 0G5 (Canada)

compliance@solium.com

 

Déclaration de confidentialité à l’attention des utilisateurs de la plateforme Shareworks®

Les informations suivantes vous aideront à comprendre les modalités de traitement de vos données personnelles par Solium. Quand Solium traite des données personnelles sur sa plateforme Shareworks®, elle agit en qualité de gestionnaire des données. Votre employeur est le responsable du traitement des données. La présente déclaration de confidentialité à l’attention des utilisateurs de la plateforme Shareworks® vient compléter les conditions générales d’utilisation du système de Solium.

Responsabilité – Tous les employés de Solium sont tenus de respecter les normes établies dans la présente déclaration de confidentialité ainsi que la politique internationale de confidentialité de Solium, et de signer, comme condition d’emploi, une entente relative à la confidentialité et à la non-divulgation. Seuls les employés autorisés peuvent avoir accès, à des fins professionnelles, aux données personnelles confidentielles.

Objet de la collecte de données personnelles – Nous ne recueillons et n’utilisons que les données personnelles nécessaires pour administrer les services d’administration de régime proposés par Solium et vous fournir tout autre produit ou service connexe à la demande de votre employeur (« les services »).

Consentement –  Votre employeur étant le responsable du traitement des données, il est chargé de déterminer la base juridique du traitement et de l’obtention de votre consentement à cet égard, selon le cas.  Du point de vue de Solium, votre consentement à la collecte, l’utilisation, la divulgation et d’autres moyens de traitement de vos données personnelles est obtenu par votre employeur avant la création de votre compte sur la plateforme Shareworks®.

Collecte limitée – Les données personnelles collectées sont strictement limitées à celles qui sont nécessaires pour fournir les services. Nous collecterons des données personnelles sur la base des coordonnées que vous ou votre employeur nous fournissez.

Utilisation, divulgation et rétention limitées – L’utilisation des données personnelles que nous collectons est limitée à ce qui est nécessaire pour fournir les services. En aucun cas ces données personnelles ne sont utilisées ou communiquées à d’autres fins. Un numéro d’identification émis par le gouvernement est recueilli uniquement si la loi l’exige ou si nécessaire pour fournir les services, par exemple à des fins de déclaration fiscale.

Nous divulguerons vos données personnelles à des tiers uniquement de la manière décrite dans la présente déclaration de confidentialité.

Solium pourra divulguer des données personnelles :

  • À une autre entité du groupe de sociétés affiliées à Solium ;
  • Dans certains cas, Solium sera tenue de divulguer des données personnelles pour se conformer à des requêtes légitimes émises par les pouvoirs publics, y compris pour satisfaire des exigences de l’ordre de la sécurité nationale ou de l’application de la loi ;
  • Si la loi l’exige, pour se conformer à une assignation ou à une requête gouvernementale ou similaire sur le plan juridique ;
  • Quand Solium estime à juste titre que la divulgation est véritablement nécessaire pour protéger vos droits, protéger votre sécurité ou la sécurité d’autrui, enquêter sur des actes frauduleux ou répondre à une requête gouvernementale. Dès lors que nous divulguerons vos données en vertu de la présente disposition, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour garantir leur sécurité ;
  • À un successeur de Solium dans l’éventualité où il deviendrait propriétaire des activités de Solium, auquel cas vous serez informé(e) de ce changement si celui-ci se traduit par la moindre modification notable des modalités d’utilisation de vos données personnelles, et des choix qui s’offrent à vous concernant ladite modification ;
  • À une tierce partie afin de nous assister dans le traitement des données, mais sous réserve de l’accord préalable de votre employeur à cet égard. Cette divulgation à des tierces parties est requise, par exemple, lorsque nous avons besoin de leur assistance pour les tâches d’impression, de diffusion de courriel ou de production de feuillets d’impôts. Ces tierces parties reçoivent uniquement les informations qui leur sont nécessaires pour réaliser la tâche qui leur incombe. Solium exige de tous les tiers prestataires de services de protéger vos données en conformité avec nos politiques de confidentialité. Cependant, si notre prestataire de services est établi dans une juridiction étrangère, il est assujetti aux lois de cette juridiction et sera éventuellement contraint de divulguer des données pour répondre aux demandes des autorités de règlementation, gouvernementales, ou chargées de faire appliquer la loi, ou des tribunaux, le cas échéant, Solium est autrement tenue de respecter les conditions de l’entente conclue avec votre employeur.

Dans le cadre du partage des informations avec les sociétés affiliées et tierces parties de Solium, Solium est en droit de transférer des données personnelles vers le pays d’établissement de la société affiliée.  Les transferts de données personnelles des citoyens de l’Union européenne vers des sociétés affiliées établies hors du Canada s’effectueront conformément aux accords de transfert ultérieur conclus avec l’entité ou la tierce partie de Solium en question. Notez que les transferts de données personnelles de citoyens de l’Union européenne vers le Canada sont conformes aux règles de la Commission européenne.

Si vous souhaitez vous soustraire au partage de vos informations au sein des sociétés affiliées de Solium, veuillez nous contacter par courriel à privacy@solium.com en indiquant votre préférence « Ne partagez pas mes informations » dans l’objet de votre courriel.

Vos données personnelles sont uniquement conservées aussi longtemps que nécessaire : (a) aux fins de fournir les services ; (b) dans le respect de toutes les lois et règlementations en vigueur ; (c) aux fins de résoudre tout litige ; et (d) aux fins de se conformer aux conditions générales d’utilisation du système et à notre entente avec votre employeur et de les appliquer.

Si vous souhaitez mettre un terme à l’utilisation de vos données personnelles pour vous fournir les services, contactez-nous aux coordonnées figurant ci-dessous pour nous soumettre votre demande.

Exactitude – Solium prend des mesures raisonnables pour garantir que les informations recueillies auprès de vous et de votre employeur sont exhaustives, exactes et à jour. Vous pouvez consulter toutes les données personnelles collectées [à votre sujet] lorsque vous accédez à votre compte Solium.

Transfert vers un prestataire de service, un sous-traitant ou une tierce partie – Solium pourra transférer des données personnelles à des tierces parties qui l’aident à fournir les services. Les transferts vers les tierces parties sont soumis aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité et, le cas échéant, aux conditions de notre entente avec votre employeur.

Sécurité – Solium a mis en place des mesures de sécurité appropriées d’ordre administratif, physique et technique qui suivent les normes en vigueur dans notre secteur d’activités, afin de protéger les données personnelles conservées au sein de notre infrastructure ainsi que la transmission des données personnelles. Nos données sont conservées sur un site sécurisé dont l’accès est protégé physiquement et électroniquement. L’accès aux données personnelles et la collecte de données personnelles sur notre site sont protégés par un navigateur crypté à 128 bits garantissant la sécurité de vos transactions sur Internet. Si vous contactez un délégué des services clients de Solium par téléphone concernant votre compte Shareworks®, il vérifiera votre identité. Quand vous saisissez des données sensibles sur notre site Web (p. ex., identifiant de connexion), nous cryptons la transmission de ces données à l’aide de la technologie SSL (secure socket layer).

Transparence – Vous pouvez consulter à tout moment la présente déclaration de confidentialité sur le site Web de Solium ou demander des renseignements concernant les politiques et pratiques [de Solium] liées à la gestion de vos données personnelles.

Accès par le client – Vous pouvez accéder à toutes les données personnelles que nous collectons à votre sujet sur votre compte personnel Solium, sur notre site Web ou en nous contactant directement. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos informations et exiger des rectifications le cas échéant.

Réclamations et suggestions – Vous pouvez adresser vos réclamations et suggestions sur notre déclaration de confidentialité par courriel à l’adresse : compliance@solium.com.

Avis de modifications de la déclaration de confidentialité

Nous pourrons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité pour répondre à des exigences légales ou pour atténuer certains risques propres à notre secteur d’activités ou les normes en vigueur dans notre secteur, sur préavis raisonnable à votre employeur et vous-même. Sans préjudice de nos autres obligations envers vous et votre employeur, le cas échéant, nous vous aviserons de toute modification à la présente déclaration de confidentialité avant son entrée en vigueur, par courriel à l’adresse indiquée sur votre compte ou par l’affichage d’un avis sur notre site Web.

Coordonnées

Vous pouvez nous contacter par courrier ou par courriel aux coordonnées suivantes :
Solium Capital, Inc.

Attn : Compliance

Suite 1500 – 600 3rd Ave SW
Calgary, Alberta T2P 0G5 (Canada)

 

compliance@solium.com