La confidentialité de votre vie privée et la sauvegarde de vos renseignements personnels, commerciaux et financiers sont au centre des priorités de Solium Le

Avril 2016

Solium® Capital Inc. (conjointement dénommée avec ses filiales « Solium ») s’emploie à se conformer à l’ensemble des normes de confidentialité établies par les organismes du secteur ainsi qu’aux règlements fédéraux et provinciaux.

La présente politique de confidentialité couvre et décrit la manière dont Solium collecte, utilise et divulgue les renseignements recueillis par le truchement de son site Web, www.solium.com, et de son service Shareworks®.L’utilisation des renseignements recueillis par l’entremise de notre service sert uniquement aux fins de fournir le service contracté par le client (le participant) auprès de Solium.

Solium s’est dotée d’une politique de confidentialité pour les utilisateurs de notre site Web public et ceux de notre plateforme, Shareworks. Ces directives portent sur le droit des particuliers à accéder à leurs renseignements personnels et à y apporter des corrections, au besoin. Elles portent de plus sur les méthodes utilisées par Solium pour recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels. En utilisant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) comme guide, les informations personnelles comprennent toutes informations actuelles ou subjectives, enregistrées ou non à propos d’une personne, mais excluant le nom, le titre ou l’adresse professionnelle ou encore le numéro de téléphone professionnel d’un employé.

Le programme TRUSTe couvre la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements recueillis par le truchement de notre site Web, www.solium.com, et de notre plateforme Shareworks. L’utilisation des renseignements recueillis par le truchement de notre service vise uniquement à fournir les services d’administration des régimes d’actions et d’actionnariat des salariés offerts par Solium.

TRUSTe Privacy Certification

Afin de visualiser notre relation avec TRUSTe, visitez la page de validation en cliquant sur le sceau TRUSTe. Si nous n’avons pas répondu à votre entière satisfaction à l’une de vos questions concernant la confidentialité ou l’utilisation de vos données, veuillez communiquer avec TRUSTe à l’adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Solium respecte les principes de l’accord survenu entre les États-Unis et l’Union européenne et entre les États-Unis et la Suisse dans le cadre du programme Safe Harbor, tel qu’élaboré par le Département du commerce des États-Unis et portant sur la collecte, l’utilisation et la rétention de données personnelles en provenance des états membres de l’Union européenne et de la Suisse. Solium a confirmé qu’elle a adopté les principes de confidentialité du Safe Harbor en ce qui concerne la notification, le choix, le transfert ultérieur, la sécurité, l’intégrité des données, l’accès à celles-ci et l’application. Pour en savoir plus sur le programme Safe Harbor et visualiser le certificat délivré à Solium, veuillez visiter http://www.export.gov/safeharbor.

Confidentialité

La politique de confidentialité de ce site Web décrit la façon dont Solium traite les informations recueillies à votre sujet lors de la visite du site Web. Pour toute question concernant la protection de votre vie privée, communiquez avec nous aux coordonnées ci-dessous.

Collecte et utilisation de l’information

Nous recueillons les renseignements qui suivent à votre sujet : nom, adresse de courrier électronique, adresse postale et numéro de téléphone. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour répondre aux demandes que vous introduisez auprès de notre service à la clientèle, pour gérer votre compte et pour déterminer les produits et services de Solium qui vous conviennent en fonction de votre profil et de vos préférences. Dans un souci de précision, veuillez noter que les modalités d’utilisation décrites dans la présente politique ne s’appliquent pas aux produits ni aux services offerts par des tiers..

Abonnements courriels et interactions

Lorsque vous vous abonnez à un service de communication électronique de Solium, lorsque vous nous envoyez un courriel ou lorsque vous nous demandez de vous répondre par courriel depuis notre site Web, www.solium.com, Solium enregistre votre adresse de courrier électronique exacte et tous les renseignements figurant dans votre demande acheminée par voie électronique (la « demande de renseignements »). Nous conserverons cette communication électronique et notre réponse pour toute correspondance future. Nous ne communiquerons votre adresse de courrier électronique à personne en dehors de nos filiales ou de nos partenaires immédiats. Nous pourrions utiliser votre adresse de courriel pour vous acheminer des renseignements concernant notre société et nos services qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en suivant les consignes fournies dans la communication si vous désirez cesser de recevoir ce type de matériel. Vous pouvez également vous désinscrire de tout type d’abonnement pour recevoir des renseignements concernant Solium sur base régulière en respectant les consignes décrites dans le courriel habituel.

Partage des renseignements

Nous divulguerons vos renseignements personnels à des tiers seulement de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité.

Nous pouvons également divulguer les renseignements personnels :

  • En vertu de la loi, notamment pour nous conformer à une citation à comparaître, à une demande du gouvernement ou à tout autre procédure juridique similaire;
  • Quand nous croyons de bonne foi que la divulgation est nécessaire pour protéger nos droits, protéger votre sécurité ou celle d’autrui, enquêter sur une fraude ou répondre à une demande du gouvernement. Chaque fois que nous divulguerons vos renseignements en vertu de cette clause, nous prendrons les mesures jugées raisonnablement nécessaires pour en garantir la sûreté;
  • Au successeur de Solium dans l’éventualité où Solium vend ses actifs, auquel cas vous serez informé de ce changement si celui-ci se traduit par la moindre modification concrète dans la manière dont vos renseignements personnels sont utilisés, et des choix qui s’offrent à vous concernant ladite modification
  • À tout autre tiers avec votre consentement préalable et à votre entière discrétion.

Témoins et autres technologies de suivi

Solium utilise des témoins pour déterminer les pages visitées, le contenu choisi qui sera utilisé et quels sites vous avez visités immédiatement avant d’accéder à notre site lorsque vous visitez notre site Web pour lire ou visualiser des pages ou que vous téléchargez du contenu sur votre ordinateur. À moins que vous ayez introduit une demande de renseignements, ces renseignements ne seront pas reliés à vous personnellement, mais plutôt combinés à d’autres renseignements pour surveiller la performance de notre site. Nous enregistrerons ces statistiques afin de mieux comprendre quel type d’information est le plus utile à notre auditoire et faciliter la recherche de ces renseignements. Nos partenaires, filiales, entreprises de suivi des données et fournisseurs de services utilisent les témoins pour faciliter votre navigation sur notre site. L’utilisation de témoins par nos partenaires, filiales, entreprises de suivi des données et fournisseurs de services n’est pas assujettie à notre politique de confidentialité. Nous n’avons pas accès à ces témoins et nous ne les contrôlons pas.

Les pages de notre site contiennent des images électroniques appelées pixels invisibles (ou parfois images gifs à 1 pixel) utilisées avec les témoins pour rassembler des données statistiques globales et analyser la manière dont notre site est utilisé. Il est également possible que nous utilisions ces pixels invisibles dans certains de nos courriels pour savoir quels courriels et quels liens ont été ouverts par ceux qui les reçoivent. Cela nous permet d’évaluer l’efficacité de nos communications avec les clients et de nos campagnes publicitaires. 

Fichiers d’analyse/journaux

Comme la plupart des sites Web, nous collectons certains renseignements automatiquement et nous les stockons dans des fichiers-journaux. Ces renseignements incluent les adresses IP, le type de navigateur, le fournisseur d’accès Internet, les pages de recommandation/sortie, le système d’exploitation, le tampon de date/heure et les données de flux de clics.

Nous utilisons ces données, qui ne permettent pas d’identifier les utilisateurs individuellement, pour analyser les tendances, administrer le site, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site et collecter des données démographiques sur notre base d’utilisateurs de manière globale.

Nous associons ces données recueillies automatiquement aux renseignements personnels permettant de vous identifier. Ces fichiers-journaux sont utilisés à des fins de vérification de l’application Sharework.

Ciblage/reciblage comportemental à des fins publicitaires

Nous avons signé une entente avec un ou plusieurs réseaux publicitaires partenaires pour afficher des publicités sur notre site ou gérer notre publicité sur d’autres sites pour répondre aux besoins élargis de Solium en tant qu’entreprise commerciale. Notre réseau publicitaire partenaire utilise des témoins et des balises Web pour recueillir des renseignements qui ne permettent pas de vous identifier personnellement, mais qui concernent vos activités sur notre site Web et sur d’autres sites Web, afin de vous offrir des publicités ciblées. Veuillez noter que cette condition s’applique à toute personne qui consulte le site Web de Solium, peu importe l’objet de la visite, car nous sommes incapables de le déterminer à l’avance. Cette pratique est utilisée par quasiment tous les sites Web à vocation commerciale ou à leur demande, afin d’optimiser la rentabilité du commerce électronique, et doit toujours être conforme à l’ensemble des lois et règlements pertinents. Lorsque vous ouvrez une session dans la plateforme Shareworks, nous ne faisons pas le suivi de vos activités dans la plateforme à des fins publicitaires.

Si vous ne souhaitez pas que des renseignements personnels ne permettant pas de vous identifier soient recueillis à partir du site Web de Solium et utilisés afin de vous offrir des publicités ciblées, vous pouvez cliquer ici pour vous désinscrire de ce service (si vous résidez dans un état membre de l’Union européenne, cliquez ici). Solium renoncera alors à collaborer ou à travailler avec des tiers pour vous envoyer des publicités. Cette procédure est une pratique commerciale standard pour gérer les préférences des particuliers sur Internet et est administrée par TRUSTe au nom de Solium. Veuillez noter que votre désinscription ne vous empêchera pas de recevoir des annonces publicitaires envoyées et administrées par d’autres tiers sur Internet, comme les fournisseurs de moteurs de recherche et (ou) d’autres organismes ayant accès à votre activité sur Internet. Dans un souci de précision, veuillez noter que la fonction de désinscription offerte par Solium concerne uniquement votre interface avec Solium, et non la désinscription en lien avec Internet ou les services publicitaires en général.

Objets de stockage local

  • Les tiers partenaires qui fournissent certaines fonctions sur notre site Web ou qui affichent des annonces publicitaires en fonction de votre navigation dans le site utilisent également la technologie HTML5 pour recueillir des renseignements et les stocker. Plusieurs navigateurs peuvent proposer leurs propres outils de gestion pour supprimer les HTML5.

Transmission confidentielle

Nous chiffrons généralement les courriels acheminés par Internet. Si Solium vous demande la transmission de renseignements personnels par Internet, nous vous assurons que cette transmission sera chiffrée. Si vous souhaitez nous acheminer des renseignements par voie électronique, soit par courriel depuis notre site Web, et que vous voulez vous assurer de la confidentialité des renseignements transmis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées ci-dessous.

Sécurité

Solium se soucie de la sécurité de vos renseignements personnels. Nous suivons les normes généralement reconnues par l’industrie pour protéger les renseignements personnels qui nous sont communiqués, pendant leur transmission et après leur réception. Aucune méthode de transmission sur Internet ni aucune méthode d’entreposage électronique n’est toutefois sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue. Toutefois, dans un souci de précision, veuillez noter que si vous êtes un employé de nos entreprises clients, nous agirons conformément aux conditions de l’entente signée avec votre employeur. Si vous avez des questions au sujet de la sécurité de notre site Web, vous pouvez nous joindre aux coordonnées ci-dessous.

Lorsque vous saisissez des informations sensibles sur notre site (comme des données d’ouverture de session), nous chiffrons leur transmission à l’aide de la technologie du protocole sécurisé de cryptage (Secure Socket Layer ou SSL).

Réponse à des sondages

Lorsque vous répondez à une question dans le cadre d’un sondage, Solium peut utiliser votre réponse pour traiter les résultats du sondage. Il se peut également que nous publions les résultats combinés de tels sondages sur notre site Web, à condition qu’aucun renseignement ne permette de vous identifier personnellement. Il se peut que nous utilisions vos réponses pour améliorer notre site Web ou nos produits et services, et faire le suivi pour vous fournir de plus amples renseignements sur les produits ou services concernés.

Témoignages

Nous affichons les témoignages personnels de clients satisfaits sur notre site en plus d’autres endossements. Avec votre consentement express et écrit préalable, il se peut que nous affichions votre témoignage avec votre nom.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site comprend des liens vers d’autres sites Web dont les pratiques en matière de confidentialité peuvent être différentes de celles de Solium. Si vous soumettez des renseignements personnels à l’un de ces sites, le traitement de ces renseignements sera régi par leurs politiques de confidentialité. Nous vous invitons à lire soigneusement la politique de confidentialité de tout site Web que vous visitez.

Widgets

Notre site Web pourrait comprendre des fonctions de médias sociaux, comme le bouton « J’aime » de Facebook ainsi que des widgets, comme le bouton « Partager » ou des miniprogrammes interactifs qui s’exécutent sur notre site. Ces fonctions peuvent collecter votre adresse IP et la page que vous consultez sur notre site. Elles peuvent également installer un témoin pour pouvoir fonctionner correctement. Les fonctions de médias sociaux et les widgets sont hébergés par une tierce partie ou directement sur notre site. Votre utilisation de ces fonctions, le cas échéant, est assujettie à la politique de confidentialité de l’entreprise qui les met à votre disposition.

Mise à jour des renseignements qui nous permettent de vous identifier

Tous renseignements personnels sont accessibles par l’entremise de votre compte personnel auprès de Solium. Vous pouvez accéder à ces renseignements par l’entremise de notre site Web ou en communiquant directement avec nous en utilisant les coordonnées ci-dessous. Vous avez le droit de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements vous concernant, et de demander que des modifications y soient apportées ou qu’ils soient supprimés, s’il y a lieu. Nous répondrons à vos demandes d’accès à vos renseignements personnels dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 30 jours.

Conservation des données

Sous réserve de toujours respecter l’ensemble des lois et règlements applicables et, si vous êtes un employé de l’une de nos entreprises clients, les conditions de l’entente que nous avons signée avec votre employeur, nous conserverons les renseignements vous concernant ainsi que les données que nous traitons dans la plateforme Shareworks aussi longtemps que votre compte est actif ou aussi longtemps que nécessaire pour vous offrir des services. Si vous souhaitez demander que nous n’utilisions plus vos renseignements personnels pour vous fournir des services, communiquez avec nous aux coordonnés ci-dessous et la demande sera analysée. Sous réserve de toujours respecter l’ensemble des lois et règlements applicables et, si vous êtes un employé de l’une de nos entreprises clients, les conditions de l’entente que nous avons signée avec votre employeur, les renseignements que nous conserverons à votre sujet se limiteront strictement aux renseignements nécessaires pour nous remplir nos obligations légales, pour régler les conflits, pour nous conformer aux Conditions générales d’utilisation du système et pour exécuter l’entente signée avec votre employeur, le cas échéant.

Avis de changement à la politique de confidentialité

Il se peut que nous mettions à jour la présente politique de confidentialité pour des motifs législatifs ou pour atténuer certains risques en lien avec notre secteur ou les pratiques en vigueur dans notre secteur. Si tel est le cas, nous vous en aviserons ainsi que votre employeur suffisamment à l’avance. Sans que cela nuise à nos autres obligations envers vous et votre employeur, le cas échéant, nous vous aviserons de toute modification à la présente politique de confidentialité avant son entrée en vigueur, par courriel (envoyé à l’adresse de courrier électronique figurant dans votre compte) ou par l’affichage d’un avis sur notre site Web.

Coordonnées

Communiquez avec nous par la poste régulière ou par courriel aux coordonnées ci-dessous :

1500, 800 – 6th Ave SW

Calgary (Alberta) T2P 3G3

Canada

compliance@solium.com

Confidentialité pour les utilisateurs de la plateforme Shareworks

La politique de confidentialité de Solium est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral du Canada et à la Personal Information Protection Act (PIPA) de l’Alberta.La LPRPDE comprend dix principes en matière de confidentialité élaborés par l’Association canadienne de normalisation (CSA) qui constituent ce code modèle en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Ce code de la CSA traite des droits des particuliers à accéder à leurs renseignements personnels et à les faire corriger au besoin ainsi que les méthodes qu’une société doit respecter pour recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels.

La présente politique de confidentialité s’ajoute aux Conditions générales de Solium en ce qui concerne l’utilisation du système.

Les onze principes de protection des renseignements personnels de Solium

  • Responsabilité : Tous les employés de Solium sont tenus de respecter les normes établies dans cette politique de confidentialité et de signer, comme condition d’emploi, une entente relative à la protection et à la non-divulgation des renseignements personnels. Seuls les employés autorisés peuvent avoir accès, à des fins professionnelles, aux renseignements personnels des clients.
  • But de la cueillette de renseignements personnels : Nous ne recueillons et n’utilisons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour administrer les régimes de droit dans le cadre des services offerts par Solium et vous offrir tout autre service que vous nous demandez.
  • Consentement : Vous donnez votre consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels lorsque vous ouvrez un compte chez Solium et que vous acceptez les Conditions générales d’utilisation du système de Solium.
  • Limite de la cueillette de renseignements : La cueillette de renseignements personnels se limite strictement aux données qui sont requises pour administrer les régimes de droit d’employés, les services offerts dans le cadre de cette administration et toute autre demande que vous nous soumettez. Nous procéderons à la cueillette de ces renseignements personnels en vous demandant de remplir un formulaire d’activation et en obtenant d’autres données de votre part ou de votre employeur.
  • Utilisation, divulgation et rétention limitées : L’utilisation des renseignements personnels que nous recueillons se limite à ce qui suit : (a) les renseignements nécessaires pour administrer les régimes de droit d’employés dans le cadre des services offerts par Solium; et (b) utilisés par Solium pour offrir et fournir les produits et services accessoires en lien avec (a) ci‑dessus. Ces renseignements personnels ne seront ni utilisés, ni divulgués pour quelque autre motif que ce soit. Ces renseignements ne sont utilisés ni divulgués à aucune autre fin. Le numéro d’identification émis par le gouvernement est obligatoire seulement lorsque la loi l’exige, comme dans le cas des reçus pour fins d’impôts. Tous les renseignements personnels sont conservés dans un endroit très sécuritaire et en toute confidentialité. Ils ne sont divulgués à des tiers qu’avec votre autorisation, ou lorsque la loi l’exige ou le permet. Vos renseignements personnels ne seront conservés que pour la durée nécessaire, à des fins de consignation et d’administration des régimes de droit d’employés, conformément aux lois et règlements applicables. Si vous ne voulez pas que vos renseignements soient divulgués aux filiales de Solium, veuillez nous envoyer un courriel à privacy@solium.com indiquant votre préférence en mentionnant « Ne pas divulguer mes renseignements » en objet.
  • Exactitude: Solium s’efforce de conserver des renseignements personnels complets, exacts et à jour en recueillant des données auprès de vous et de votre employeur. Vous pouvez visionner tous les renseignements personnels qui vous concernent en accédant à votre compte Solium.
  • Fournisseur de services, sous-traitants/retransmissions: Il se peut que Solium transmette vos renseignements personnels aux entreprises qui l’aident à offrir ses produits et services en lien avec vos régimes de droit d’employés. Toute transmission à un tiers est assujettie aux dispositions de la présente politique et, le cas échéant, aux conditions de l’entente signée avec votre employeur.
  • Sauvegarde: Solium a mis en place des procédures rigoureuses pour protéger les données conservées dans nos infrastructures. Nos données sont hébergées dans un site d’archivage externe dont l’accès physique et électronique est contrôlé par des règles de sécurité strictes. L’accès aux renseignements personnels dans notre site ou la cueillette de ces derniers exige un navigateur d’une capacité de chiffrement de 128 bits, afin d’assurer le niveau de sécurité le plus élevé dans le cadre de vos transactions par Internet. Si vous communiquez par téléphone avec un représentant du service à la clientèle de Solium, vous devrez fournir la réponse relative à la sécurité que vous avez déterminée ainsi que tout autre renseignement d’identification personnelle.
  • Transparence : Vous pouvez visionner en tout temps la politique de confidentialité de Solium sur notre site ou nous demander de l’information concernant nos politiques et pratiques liées à la gestion de vos renseignements personnels.
  • Accès par le client : Tous renseignements personnels sont accessibles par l’entremise de votre compte personnel auprès de Solium. Vous pouvez également y accéder par notre site Web ou en communiquant directement avec nous. Vous pourriez vérifier la précision et l’exhaustivité des renseignements personnels fournis et demander des modifications, le cas échéant.
  • Plaintes et suggestions du client : Vous pouvez demander des précisions sur les principes de protection des renseignements personnels présentés ci-dessus ou sur nos pratiques en communiquant avec nous et en parlant au responsable de la politique et des pratiques de Solium (voir les coordonnées ci-dessus).

Utilisation de fournisseurs externes (tiers)

Il se peut que Solium recourt à des tiers pour exécuter certains services en son nom, comme l’impression, la distribution du courrier ou le traitement des données. Les renseignements auxquels ces tiers ont accès se limitent strictement à ceux nécessaires à l’exécution du service dont ils ont la charge. Solium exige de tout tiers fournisseur de services qu’il respecte la confidentialité de vos renseignement d’une manière conforme à nos politiques de confidentialité.

Dans l’éventualité où notre fournisseur de service opère depuis l’étranger, celui-ci est assujetti aux lois de l’entité depuis laquelle il opère et pourrait être amené à divulguer des renseignements en réponse aux demandes légitimes des autorités de réglementation, des tribunaux, des autorités gouvernementales et, s’il y a lieu, Solium doit sinon se conformer aux conditions de l’entente signée avec votre employeur.